Son organisation
Le syndicat des copropriétaires est composé de tous les propriétaires de l’immeuble. Au moins une fois par an, ils se réunissent en assemblée générale. Le but de cette réunion est de valider l’exercice passé et de faire les choix pour l’année à venir. A cette occasion, il élit un syndic, un conseil syndical et vote le budget annuel prévisionnel, les travaux à exécuter dans l’immeuble et toutes les autres questions mises à l’ordre du jour, notamment les autorisations de travaux touchant aux parties communes éventuellement demandées par les copropriétaires.
CONVOCATION A L’ ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
L’assemblée générale doit être convoquée au moins une fois par an et toutes les fois que cela est nécessaire.
L’assemblée générale est toujours convoquée par le syndic de copropriété :
• de sa propre initiative,
• ou sur demande du conseil syndical
• ou sur demande d’au moins un copropriétaire qui représente au minimum 1/4 des voix de l’ensemble des copropriétaires, sauf disposition contraire du règlement de copropriété.
La demande du conseil syndical ou d’au moins un copropriétaire doit être envoyée au syndic de copropriété, par acte d’huissier ou par lettre recommandée avec accusé de réception, en précisant les questions portées à l’ordre du jour de l’assemblée générale.
LES POUVOIRS EN ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Vous ne pouvez pas vous rendre à votre prochaine Assemblée Générale ? Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas voter !
En tant que copropriétaire, si vous n’êtes pas en mesure de vous rendre à l’Assemblée Générale de votre copropriété, vous êtes en droit d’être représenté par un mandataire. Celui-ci pourra ainsi faire entendre votre voix en procédant au vote à votre place.
Pour cela il vous suffit de remettre un pouvoir (= délégation de vote) signé à votre mandataire (un exemplaire se trouve en annexe de toutes les convocations d’AG) et accompagné de vos consignes de vote sur chacune des questions qui seront à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale.
Voilà pour les principes de base.
Pour les détails (nombre de pouvoirs, nature du mandataire…), la Loi ELAN a récemment changé la donne…
En effet, si plusieurs mesures sont encore en attente de décrets d’application (pouvoir de contrainte du Conseil syndical, liste unifiée des documents mis à disposition dans l’intranet client etc.) plusieurs dispositions ont d’ores et déjà été prises concernant la représentation des copropriétaires lors des AG et notamment la délégation de vote.
Modification du pourcentage des pouvoirs
Jusqu’ici, un mandataire ne pouvait détenir plus de 3 pouvoirs sauf si le total des voix dont il disposait (les siennes ainsi que celles de ses représentants) ne dépassait pas 5 % des voix du syndicat des copropriétaires. Désormais, avec la Loi ELAN, ce seuil a été augmenté à 10%. Il est donc possible d’avoir plus de trois pouvoirs si la somme des pouvoirs dont le mandataire dispose (lui compris) ne dépasse pas 10% des voix de l’ensemble des copropriétaires.
Pouvoirs et époux copropriétaires
Confirmant la jurisprudence, la Loi instaure désormais la possibilité pour chacun des époux, copropriétaires de recevoir personnellement des délégations de vote.
Par ailleurs, sauf si le mandat l’interdit expressément, un mandataire peut désormais déléguer son mandat à un tiers, en cas de non-respect du seuil de pourcentage de pouvoirs notamment.
Modification de la liste des mandataires autorisés
La liste des personnes ne pouvant ni recevoir de mandat, ni présider l’Assemblée Générale a été complétée par la Loi ELAN et confirme, là encore, plusieurs jurisprudences.
Sont concernés désormais :
– le syndic ainsi que son conjoint, son partenaire de PACS, son concubin et les ascendants et descendants du syndic ainsi que ceux de son conjoint, de son partenaire de PACS ou de son concubin
– les préposés du syndic ainsi que leurs conjoints, leurs partenaires de PACS, leurs concubins et les ascendants et descendants des préposés du syndic ainsi que ceux de leurs conjoints, partenaires de PACS ou de leurs concubins.
DÉROULEMENT D’UNE ASSEMBLÉE
Une feuille de présence est établie ; elle doit être signée par tous les membres présents à l’assemblée. Ceux qui ont un mandat pour représenter des copropriétaires doivent signer en leur nom ; les mandats sont joints à la feuille de présence.
Au début de la réunion, l’assemblée générale désigne son président de séance (qui ne peut être le syndic) et le cas échéant un ou plusieurs scrutateurs (certains règlements de copropriété l’imposent), à la majorité des voix de tous les copropriétaires présents ou représentés.
Le président vérifie la feuille de présence et veille à la régularité des votes.
PROCES VERBAL D’UNE ASSEMBLÉE
Le syndic assume les fonctions de secrétaire de séance, sauf si l’assemblée générale en décide autrement. A ce titre il rédige le procès-verbal de séance qui constate les décisions prises en assemblée générale. L’ensemble des procès-verbaux sont consignés dans un registre prévu à cet effet, qui peut être électronique, et conservés dans les bureaux du syndic.
Le procès-verbal ne reprend plus le détail des discussions : il doit comporter le résultat de chacun des votes (le décompte des voix), sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour. Il doit indiquer le nom des opposants et abstentionnistes et leur nombre de voix. En outre, si un ou plusieurs copropriétaires opposants font des réserves sur la régularité des délibérations, le procès-verbal doit en faire état.
• Le procès-verbal est authentifié par la signature, dès la fin de la séance, du président de l’assemblée, du secrétaire et du ou des scrutateurs le cas échéant.
• A l’issue de l’assemblée, le syndic notifie les décisions de l’assemblée générale (en pratique une copie du procès verbal) à chacun des copropriétaires opposants ou défaillants, par lettre recommandée avec avis de réception. Cette notification doit intervenir dans un délai de 1 mois à compter de la tenue de l’assemblée.
En général, il adresse également le procès verbal par lettre simple à tous les autres copropriétaires.
Les décisions prises en assemblée générale, relatives à l’entretien de l’immeuble et aux travaux font l’objet d’un procès-verbal abrégé, affiché dans les parties communes de l’immeuble à destination des locataires.
Procès-verbaux
Voici l’ensemble des procès verbaux, librement consultables, que résidents et bailleurs pourront trouver utiles dans leurs démarches.
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